كيفية التعامل مع النقص وأضرار العبور في شحنات منتجات الحيوانات الأليفة بالجملة

 

 

التوفيق بين التسليم وأمر الشراء

ابدأ بمقارنة الشحنة المسلمة مع المستندات التجارية. لا تفترض أن عدد الكرتون وحده يؤكد اكتمال الطلب.

التحقق من السجلات التالية:

أمر الشراء: التأكد من الكميات المتفق عليها لكل منتج ولون وحجم وSKU.

قائمة التعبئة: تحقق من الكميات المعلنة للكرتون الفردي وأشكال المنتج.

الفاتورة التجارية: التحقق من الكميات المفوترة وأوصاف المنتج.

وثائق النقل: التأكد من عدد الطرود المسجلة للشحن.

على سبيل المثال، يمكن للمشتري أن يطلب 2000 مقود كلب بأربعة ألوان. يمكن أن تحتوي الشحنة على العدد المتوقع من الكراتين مع وجود عدد أقل من الوحدات ذات اللون الواحد عما تم طلبه.

قم بتسجيل التناقضات على مستوى SKU بدلاً من الإبلاغ عن النقص الإجمالي فقط. وهذا يجعل من السهل تحديد المنتجات المتأثرة وما إذا كان الاختلاف يتعلق بعلبة كرتون معينة، أو نوع المنتج، أو الشحنة بأكملها.

 

تحديد الطرف الذي قد يكون مسؤولاً

لا يثبت التناقض تلقائيًا أن الشركة المصنعة قامت بشحن الكمية الخاطئة. قد يشمل السبب التعبئة أو التعامل مع المستودعات أو النقل أو التفتيش الجمركي أو عمليات الاستلام.

قم بمراجعة الأدلة المتاحة قبل تحديد المسؤولية.

احتمال وجود تناقض في التعبئةقد يتطلب الأمر التحقق من سجلات التعبئة الخاصة بالمورد وكميات الكرتون ووثائق الإرسال.

مطالبة محتملة بأضرار العبورقد يطلب من المشتري الاتصال بالناقل أو وكيل الشحن أو شركة تأمين البضائع، اعتمادًا على ترتيبات النقل والشروط المعمول بها.

احتمال وجود تناقض في المستودعقد يتطلب الأمر مراجعة سجلات التفريغ وعدد الكراتين عند الوصول وإجراءات الاستلام الداخلية.

يمكن أن تؤثر قاعدة شروط التجارة الدولية المتفق عليها وعقد النقل والتغطية التأمينية والمواعيد النهائية للمطالبات المعمول بها على من يتحمل مخاطر معينة وعلى الطرف الذي يجب عليه اتخاذ الإجراء. يجب على المشترين مراجعة العقد الفعلي بدلاً من افتراض أن المورد أو الناقل هو المسؤول تلقائيًا.

عندما تظل المسؤولية غير واضحة، احتفظ بالأدلة وأخطر الأطراف المعنية على الفور.

أرسل مطالبة يمكن التحقق منها

يجب أن يفسر الادعاء المفيد التناقض بطريقة يمكن لطرف آخر التحقق منها دون طلب معلومات أساسية بشكل متكرر.

يشمل:

رقم أمر الشراء ومرجع الشحنة.

اسم المنتج وSKU واللون والحجم حيثما ينطبق ذلك.

الكمية المطلوبة والكمية المشحونة والكمية المستلمة.

عدد الوحدات المفقودة أو المتضررة.

أرقام الكرتون والصور ذات الصلة.

نسخ من قائمة التعبئة والمستندات الداعمة الأخرى.

القرار المقترح والتاريخ الذي يلزم فيه الرد.

تجنب إرسال رسالة فقط مثل "بعض المنتجات مفقودة" أو "وصلت الصناديق تالفة". لا تحدد هذه الأوصاف العناصر المتأثرة أو تحدد حجم المشكلة.

يسمح التقرير الموجز والمبني على الأدلة للموردين والأطراف اللوجستية بالتحقيق في نفس الحقائق.

الاتفاق على حل عملي

يعتمد العلاج المناسب على السبب، والعقد، وقيمة البضائع المتضررة، واحتياجات العمل المباشرة للمشتري.

وتشمل الترتيبات المحتملة ما يلي:

استبدال الوحدات المفقودة أو التالفة التي تم التحقق منها

ائتمان مقابل أمر شراء مستقبلي

استرداد الأموال أو أي تسوية مالية أخرى عند الاتفاق عليها

مطالبة رسمية من خلال الناقل المسؤول أو شركة التأمين

قبل الاتفاق على العلاج، تأكد من الكمية المغطاة، والقيمة المالية، ومن سيتحمل أي تكاليف شحن إضافية، وتاريخ الانتهاء المتوقع.

إذا كانت هناك حاجة إلى منتجات بديلة، فحدد ما إذا كان يجب أن تصل بشكل منفصل أو يمكن تضمينها في الشحنة المجدولة التالية. قد يؤدي الائتمان المستقبلي إلى تقليل العمل الإداري، لكنه قد لا يحل النقص الملح في المخزون.

بالنسبة لبرامج البيع بالجملة المتكررة، قم بتوثيق القرار المتفق عليه مقابل أمر الشراء الأصلي. يؤدي هذا إلى إنشاء سجل واضح للحسابات الدائنة وتسوية المخزون والأوامر اللاحقة.

أغلق المطالبة فقط بعد مطابقة السجلات

لا ينبغي اعتبار المطالبة قد تم حلها لمجرد أن الطرفين قد تبادلا رسائل البريد الإلكتروني.

تأكد من وصول الشحنة البديلة، أو ظهور الرصيد في الحساب، أو استلام المبلغ المسترد المتفق عليه. تحديث نظام الجرد والاحتفاظ بالمستندات الداعمة النهائية.

بالنسبة لعمليات الشراء المتكررة، سجل التناقضات المتكررة حسب الشحنة وSKU المنتج. قد تكشف عدة حوادث معزولة عن نمط يستحق التحقيق، لكن الاستنتاجات يجب أن تستند إلى أدلة موثقة بدلاً من تسليم واحد تالف.

تساعد عملية الاستلام والمطالبة المتسقة المستوردين على حماية سجلات المخزون، والتحكم في الخسائر التي يمكن تجنبها، والحفاظ على اتصال أكثر وضوحًا عبر سلسلة التوريد.

التعليمات

 

 

اعمل مع مورد يدعم سجلات الطلبات الواضحة

بالنسبة للمستوردين ومشتري الجملة الذين يبحثون عن أطواق مخصصة للحيوانات الأليفة، ومقاود، وأحزمة، ومنتجات حزام مطلية بـ PVC/TPU، فإن مواصفات المنتج الواضحة، والسجلات على مستوى الكرتون، وكميات الشحن الموثقة تساعد في جعل تسوية الطلب أكثر وضوحًا.

تقوم شركة GH Material بتوريد منتجات الحيوانات الأليفة والأحزمة المطلية للمشترين من الشركات الأجنبية. عند مناقشة طلب بالجملة أو مخصص، يمكن للمشترين التأكد من مواصفات المنتج والكميات ومتطلبات التعبئة ووثائق الشحن قبل الإنتاج والإرسال.

اتصل بـ GH Material لمناقشة متطلبات منتجات الحيوانات الأليفة بالجملة.